Leistungsphasen: Struktur und Präzision im Bauprozess

Die Stufe 1 der Projektvorbereitung beinhaltet im Wesentlichen die Projektinitialisierung. Hier sind die Definition von Projektzielen und die Fortschreibung der Ziele von besonderer Bedeutung. Des Weiteren sind diverse Analysen und Auswertungen zu erstellen, um den größtmöglichen Nutzen einer zu realisierenden Baumaßnahme zu ermitteln. Hierzu zählen Bedarfs- und Machbarkeitsuntersuchungen, Flächen- und Raumprogramme, Untersuchungen zu möglichen Standorten sowie Investitions- und Renditebetrachtungen.

Um den Entschluss zu fassen, ein Bauvorhaben zu realisieren, sind die zu erwartenden Kosten dem Nutzen gegenüberzustellen. Grundsätzlich werden in der Projektinitialisierung die Rahmenbedingungen für die Umsetzung einer Baumaßnahme analysiert und bewertet. Basierend auf diesen Erkenntnissen werden die Projektziele fortgeschrieben.

Begleitet wird die Projektinitialisierung von der Projektorganisation. Diese gibt den Handlungsrahmen für das Projekt vor. Mit der Projektorganisation erfolgt die Strukturierung der Kommunikation der Beteiligten, es wird das Entscheidungs-, Änderungs- und Risikomanagement geregelt sowie erste Qualitäts-, Kosten- und Terminrahmen festgelegt.

Die Projektorganisation muss der jeweiligen Komplexität eines Bauvorhabens gerecht werden. Mithilfe der gewählten internen Projektorganisation werden die Rahmenbedingungen aller fachlich Beteiligten und deren Verantwortlichkeiten vorgegeben. Neben der internen Projektorganisation sind des weiteren Prozesse zu definieren, nach deren Ablauf konkrete Projektaufgaben umzusetzen sind.

Solche Prozesse sollen gewährleisten, dass die einzelnen Arbeitsschritte organisatorisch, inhaltlich, mit gleichbleibender Qualität und innerhalb eines definierten Zeitrahmens erfolgen. Auch wird in Vorbereitung auf die Stufe 2 die Planung der Planung erstellt, um in der Stufe 2 ein konkretes Ziel verfolgen zu können. Mit der Projektinitialisierung und der Projektorganisation werden folglich die Grundlagen für die Umsetzung der weiteren Projektstufen geschaffen.

Zusammengefasst sind die wesentlichen Aufgaben des Projektmanagements in der Stufe 1 - Projektvorbereitung:

• Analyse geeigneter Standorte oder Nutzungen für einen Standort,

• Machbarkeitsanalysen,

• Bedarfsplanung,

• Funktions- und Flächenprogramme,

• Definition von Projektzielen,

• Kommunikation (Schriftverkehr, Berichtwesen und Besprechungen),

• Entscheidungs-, Änderungs- und Risikomanagement,

• Kostenstrukturen - und Kostenoptimierungen,

• Finanzplanung,

• Terminrahmen,

• Planung der Planung,

• Vertragsmanagement,

• Vergabe und Vertragsstrukturen,

• Leistungskataloge Honorare,

• Versicherungskonzept,

• Logistik.

Bei all diesen Analysen ist insbesondere die Risikoanalyse in der Projektinitialisierung hervorzuheben. Basierend auf den Untersuchungen für das Projekt erfolgt die Definition der Projektziele. Nach diesen Projektzielen richten sich alle weiteren Betrachtungen hinsichtlich der Kosten, Termine und Qualitäten aus.

Ergeben sich im weiteren Projektverlauf Erkenntnisse, die beispielsweise zu einer Änderung der zugrundeliegenden Bedarfsplanung führen, so kann dies globale Auswirkungen auf die Baumaßnahme haben. Mit der Änderung eines Bedarfs ginge womöglich auch eine Änderung des Raumprogramms einher. Eine solche Änderung könnte neue Analysen, Auswertungen, Planungen und Auswirkungen auf Kosten und Termine mit sich ziehen.

Dieses Ausmaß liegt darin begründet, dass all die Betrachtungen und Festlegungen für die Initialisierung miteinander verknüpft sind. Aufgrund dieser Verknüpfung birgt ferner eine nicht gelebte Kommunikationskultur im Projekt, aber auch in Unternehmen erhebliche Risiken.

Mithilfe der Planung eines Projektes soll beschrieben werden, welche Anforderungen zu erfüllen sind, um die Projektziele zu erreichen. Hier sind die Definition von Projektzielen und die Fortschreibung der Ziele von besonderer Bedeutung. Die Gruppe der Planer umfasst je nach Komplexität eines Bauvorhabens verschiedene Disziplinen. Durch den Architekten erfolgt auf Basis der Bedarfsplanung oftmals die Erstellung oder Vertiefung des Raum- und Flächenprogramms. Auch werden hier interne Abläufe für die Nutzung des Gebäudes untersucht und der Planung zugrunde gelegt.

Neben diesen funktionalbedingten Planungen obliegt es dem Architekten ferner die Gestaltung der Räume und der Umgebung zu initialisieren. Diese analytische und zugleich kreative Auseinandersetzung mit der Baumaßnahme wird in hohem Maße von den Ansprüchen der späteren Nutzer als auch der funktionalen und technischen Zusammenhänge geprägt.

So erfolgt neben der architektonischen Planung insbesondere die fachtechnische Planung in Hinblick auf die technischen Erfordernisse und Qualitäten. Zu diesen Betrachtungen zählt die Versorgung des Gebäudes mit den Medien wie Wärme, Wasser und Strom aber auch sicherheitsrelevante Anforderungen des Brandschutzes. Auf die technische Gebäudeausrüstung können auch spezielle Fachplanungen wie Akustikplanungen für Konzertsäle, Planungen für Labore oder auch die Ausbildung von Hochsicherheitsbereichen gleichermaßen wie auf die architektonische Planung Einfluss nehmen.

In dieser Planungsphase ist insbesondere der Austausch von Informationen und die Kommunikation unter den Entscheidern und Planern maßgebend. Ursprünglich war die Koordination der Baumaßnahme die Aufgabe des koordinierenden Architekten. Insbesondere bei größeren oder komplexen Bauvorhaben wird neben dem koordinierenden Architekten oftmals ein Projektsteuerer oder Projektmanager hinzugezogen. Dieser Projektmanager agiert als Bauherrenvertreter.

In der Stufe 2 Planung steht die Planung mit allen erfolgten Betrachtungen und den Verknüpfungen der verschiedenen Fachdisziplinen im Vordergrund. Neben der Planungskonzeption selbst ist mit dem Genehmigungsverfahren auch das Entscheidungs- und Änderungsmanagement sowie vertiefende Kosten- und Terminbetrachtungen vorzunehmen.

In der Projektplanung, also derjenigen Stufe, die den Leistungsphasen Vorentwurfs- und Entwurfsplanung gegenübersteht, stehen hinsichtlich der Risikobewertung insbesondere die Kostenschätzung, die Kostenberechnung und die Lebenszykluskosten-berechnung im Vordergrund. Diese dienen einer ersten Einschätzung der zu erwartenden Investitionen, um diese einem zu erwartenden Ertrag gegenüberzustellen. Insbesondere die Lebenszyklusberechnung kann verschiedene Szenarien innerhalb der Lebensdauer eines Gebäudes berücksichtigen.

Ziel der Projektplanung ist die Beschreibung aller Anforderungen an Bauteile und Bauelemente, Produkte und Ausstattungen sowie die Gewährleistung, dass das geplante Werk nach Fertigstellung voll funktionsfähig ist. Die Stufe 2 Projektplanung umfasst insbesondere:

• Planungskonzeptionen,

• Informationsaustausch,

• Genehmigungsverfahren,

• Entscheidungs-, Änderungs- und Risikomanagement umsetzen,

• Überprüfungen, analysieren und bewerten von Planungsergebnissen,

• Analyse und Bewertung von Referenzobjekten und Produktbemusterung,

• Kostenoptimierung der Planungsphase,

• Kostensteuerung und Kostenoptimierung,

• Schätzung von Nutzungskosten und Gebäudebetrieb,

• Terminplanung der Ausschreibung und Vergabe,

• Terminfortschreibung innerhalb der Planungsphase,

• Grobablaufplan Logistik,

• Vertragscontrolling Planer.

Nach erfolgter Definition und Planung aller relevanter Projektziele kann die Phase der Ausführungsvorbereitung beginnen. In der Projektstufe 2 hat sich der Personenkreis der fachlich Beteiligten erweitert.

Vor diesem Hintergrund sind mit dem Projektmanagement stets die Leistungen der Planer innerhalb des Vertragscontrollings zu überprüfen. Auch obliegt es dem Projektmanager, stets alle Planungsergebnisse mit den Projektzielen und Vorgaben abzugleichen. Aufgrund dieser Komplexität bilden Projektmanager verschiedener Disziplinen ein Team, um möglichst mit allen Fachplanern auf Augenhöhe kommunizieren zu können.

Auch in dieser Projektstufe verbergen sich verschiedene Risiken. Insbesondere die aufzustellenden Kosten und Termine unterliegen hier keinen konkreten Parametern, sondern basieren auf Schätzungen. Auch kann eine unvollständige Planung oder unterlassene Fortschreibung der Planungen Auswirkungen auf die anstehenden Vergaben von Leistungen haben. Sind die Anforderungen an die zu beauftragenden Leistungen mit der Planung und Baubeschreibung nicht eindeutig beschrieben, so sind im Nachgang nicht nur Auswirkungen auf Kosten und Termine, sondern auch auf Schnittstellen zu dieser Leistung zu erwarten.

Die Stufe der Ausführungsvorbereitung umfasst die Konkretisierung der Entwurfsplanung hin zu einer Ausführungsplanung sowie die Vergabe von Bauleistungen, um Unternehmen für die Ausführung der Baumaßnahme zu binden.

Ergänzend zu den Planungsvorgaben werden die einzelnen Leistungen im Rahmen einer Leistungsbeschreibung umfänglich und auskömmlich beschrieben. Diese Beschreibung muss so hinreichend sein, dass Bauunternehmen in die Lage versetzt werden, die ausgeschriebenen Leistungen in ein Angebot umzuwandeln.

Zu dieser Beschreibung gehören die Baubeschreibung, die Planung und Leistungsverzeichnisse, welche konkrete Leistungen und Produkte ausschreiben. In der Regel werden Ausschreibungen für Bauleistungen auf einer Online-Vergabeplattform bekannt gegeben, sodass jedes am Markt tätige Unternehmen, welches in der Lage ist, diese Leistungen zu erbringen, ein Angebot abgeben kann.

Die Kosten für Bauleistungen sind, wie viele andere Produkte und Dienstleistungen auch, in hohem Maße von der Konjunkturlage abhängig. In Zeiten des Wohnungsmangels, des Investitionsrückstands in Infrastrukturbauwerke und einer tiefgreifenden Umstrukturierung der Energieversorgung, ist die Nachfrage höher als das Angebot - die Preise steigen folglich.

Mit der Ausschreibung einer Bauleistung wird auch der Tag der Submission bekannt gegeben. An diesem Tag werden alle Angebote geöffnet und in der Folge analysiert, um schließlich den Bauauftrag an einen der Bieter zu vergeben. Hierbei erfolgt insbesondere eine Prüfung der Angebotspreise und der Referenzen eines Unternehmens.

Oftmals werden in der Baubranche Einheitspreisverträge geschlossen. Da der ausgeschriebene Leistungsumfang auf Basis einer Ausführungsplanung (manchmal auch einer Entwurfsplanung) erstellt worden ist, die Ungenauigkeiten unterworfen ist, kann die ausgeschriebene Menge einer Leistung von der tatsächlich erbrachten Menge abweichen. Zur Abrechnung kommt dann die tatsächlich erbrachte Menge zu dem vereinbarten Einheitspreis.

Werden im weiteren Verlauf einer Baumaßnahme weitere Leistungen erforderlich, Änderungen in der Ausführung des Bauwerks vom Auftraggeber verlangt, können auf Grundlage der vereinbarten Einheitspreise Nachbeauftragungen erfolgen. Für solche vertraglichen Ergänzungen, welche oftmals erst in der Stufe 4 in Erscheinung treten, sind sogenannte Nachträge (zum Hauptvertrag) zu vereinbaren.

Neben den Bauinhalten, also der Bauleistung an sich, sind auch die Bauumstände, vor allem die zu erwartende Bauzeit, für die Preisbildung maßgebend. Die Bauzeit hat insbesondere aus baubetrieblicher und bauwirtschaftlicher Sicht einen großen Einfluss auf die Kosten für die Ausführung. So wird auf Grundlage der Leistungsbeschreibungen eine Prognose für die Dauer der Ausführung dieser Teilleistungen erstellt und im Kontext der Gesamtbaumaßnahme in eine sinnvolle Reihenfolge als auch in Verbindung mit weiteren Leistungen gebracht.

Wie lange die Erbringung der vereinbarten Leistungen dauert, ist insbesondere von den einsetzenden Personal- und Geräteressourcen abhängig. Auch diese Planungen können zahlreiche Risiken mit sich bringen. Folglich sind auch in der Projektstufe 3 Risikobetrachtungen durch den Projektmanager zu berücksichtigen.

Zu den Aufgaben des Projektmanagers in der Stufe 3 zählen:

• Informationsaustausch betreuen und überwachen,

• Projektbesprechungen bei Bedarf initiieren und organisieren,

• Entscheidungs-, Änderungs- und Risikomanagement umsetzen,

• Qualitätskontrolle Planer,

• Vergabeverfahren überprüfen,

• Berichtwesen organisieren und umsetzen,

• Überprüfen und Mitwirken bei der Angebotsauswertung,

• Kostensteuerung,

• Terminsteuerung,

• Verträge für Bauunternehmen vorbereiten und verhandeln,

• Management von Sicherheitsleistungen durch die Bauunternehmen,

• Nachtragsmanagement vorbereiten,

• Vertragscontrolling inkl. vertraglich vereinbarter Termine und Fristen.

Die Projektstufe 4 Ausführung ist in der Regel die längste und umfangreichste Projektstufe im Projektmanagement.

Eine Auswahl an Leistungen gern, der von der AHO verfassten Leistungsbilder sind:

• Organisationsstrukturen fortschreiben,

• Informationsflüsse gewähren und überwachen,

• Berichtwesen organisieren und umsetzen,

• Steuerung der fachlich Beteiligten,

• Qualitätskontrollen bei Honorar- und Bauleistungen,

• Abnahme und Funktionsprüfungen von erbrachten Leistungen,

• Mängelverfolgung,

• Kostensteuerung und -Optimierung,

• Terminsteuerung,

• Vertrags- und Nachtragsmanagement,

• Überprüfen von Rechnungen.

• Kosten,

• Termine,

• Qualitäten bzw. Leistung.

In regelmäßigen zeitlichen Intervallen, meist im Wochen- oder Monatstakt, wird die Ist-Situation mit der ursprünglich geplanten Soll-Situation abgeglichen. Über die Bewertung und Analyse der Ist-Situation gegenüber dem geplanten Fortschritt können Kenntnisse für die Risikobewältigung und weitere Risikovermeidung erlangt werden. Dies zählt in der Projektstufe 4 Ausführung zu den Kernaufgaben des Projektmanagers.

Ein weiteres Instrument stellt Trendanalysen dar. Diese Trendanalysen bündeln die projektspezifischen Informationen und bilden diese im Rahmen eines zu erwartenden Leistungsfortschritts - also einer Prognose - ab. Auch mithilfe der Trendanalyse können Rückschlüsse hinsichtlich der Einhaltung von Zwischenzielen und der Ausführungsgeschwindigkeiten getroffen werden.

Grundsätzlich birgt die Stufe 4 Ausführung diverse Risikoszenarien, da mit dem Baugeschehen viele neue Informationen zu Tage gefördert werden. Hier ist es entscheidend, dass durch das Projektmanagement eine kontinuierliche und konsequente Steuerung von Informationen und die Herbeiführung von Entscheidungen erzielt werden.

Im Rahmen des Projektabschlusses werden verschiedene Maßnahmen zur Auflösung der Projektorganisation eingeleitet. Die wesentlichen Aufgaben des Projektabschlusses der Stufe 5 bestehen im Bewerten und Analysieren der nunmehr ausgeführten Baumaßnahme. Hier steht insbesondere der Abgleich des ursprünglich geplanten Leistungs-Solls mit dem nunmehr erfolgten Leistungsstand-Ist im Vordergrund.

Durch das Projektmanagement wird umfangreich dokumentiert, inwiefern es zu Änderungen bzw. Abweichungen im Projekt kam. Es ist ferner sicherzustellen, dass mithilfe der Projektdokumentation alle wesentlichen Entscheidungen, Problemlösungen und Abstimmungen dokumentiert wurden. Ziel ist es, mithilfe der Dokumentation den Projektverlauf vollständig darzustellen und nachvollziehbar zu machen.

Ferner werden alle Belege zur Bestätigung der formalen Anforderungen an ein Bauvorhaben vollständig in der Baudokumentation zusammenzustellen. Diese Dokumentation ist eine umfassende Zusammenstellung aller im Bauvorhaben verbauten Produkte und Anlagen. Auch sind alle Berechnungen wie die Statik oder Berechnungen der Gebäudetechnik in der Baudokumentation zu hinterlegen. Für komplexe Anlagen im Gebäude wie der Gebäudeautomation sind ferner Anleitungen für die Bedienung von Anlagen beizufügen, sodass der spätere Nutzer befähigt ist, das Gebäude „zu bedienen“.

Bevor das Bauvorhaben an den Bauherren oder den Nutzer übergeben wird, werden hinsichtlich der Gebäudetechnik verschiedenen Testphasen und Einregulierungen durchgeführt. So werden nach der Reinigung der Baustelle beispielsweise die Lüftungsanlagen in den Probebetrieb versetzt und die Luftströme einreguliert. Auch erfolgen Probeläufe hinsichtlich der Mess-, Steuerungs- und Regelungstechnik. Nach erfolgter formaler Übergabe des Bauvorhabens an den Auftraggeber erfolgt die Auflösung der Projektorganisation.

In der Stufe 5 geht es im Wesentlichen darum, alle projektspezifischen Informationen zu sammeln und zu übergeben. Mithilfe der Dokumentation aller relevanten Entscheidungen, Änderungen, Problemstellungen, und Lösungsansätze sowie der ausgeführten Leistungen, soll die Errichtung des Bauwerks nachprüfbar dokumentiert werden.

Des Weiteren erfolgen weitere Soll-Ist-Vergleiche, wie beispielsweise der Abgleich der Kostenschätzung mit der abschließenden Kostenfeststellung. Auf Basis der Auswertung der Kostenschärfe und der Abweichungen zwischen Kostenschätzung und Kostenfeststellung lassen sich Rückschlüsse auf die Qualität der Kostenplanung ziehen.

Ein weiterer Arbeitsschritt des Projektabschlusses ist es, die Erfahrungswerte zu dokumentieren und auszuwerten. So können vermeintlich gleiche Bauaufgaben die unterschiedlichsten Projektstrukturen und somit differenzierte Anforderungen an die Projektdurchführung mit sich bringen.

Auf Basis dieser Erkenntnisse ist es möglich, potenzielle Risiken in anderen Projekten zu erkennen und zu minimieren. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund, dass Bauvorhaben individuelle Projekte darstellen, sehr relevant.

Die Projektstufe 5 Abschluss sieht für das Leistungsbild gemäß AHO exemplarisch folgende Leistungen vor:

• Dokumentation,

• Abnahmen und Mängelbeseitigung,

• Inbetriebnahme,

• Kostenfeststellung,

• Rechnungsprüfung,

• Baustellenlogistik,

• Vertragscontrolling,

• Management Sicherheitseinbehalte.

Neben den Projektstufen werden die Leistungen des Projektmanagements von der AHO seit 2004 in fünf Handlungsbereiche untergliedert. Diese fünf Handlungsbereiche sind:

• Handlungsbereich A: Organisation, Information, Koordination und Dokumentation,

• Handlungsbereich B: Qualitäten und Quantitäten,

• Handlungsbereich C: Kosten und Finanzierung,

• Handlungsbereich D: Termine, Kapazitäten und Logistik,

• Handlungsbereich E: Verträge und Versicherungen.

Die fünf Handlungsbereiche finden sich in den Grundleistungen jeder der fünf Projektstufen wieder.

Der Handlungsbereich A „Organisation, Information, Koordination und Dokumentation“ ist als den weiteren Handlungsbereichen übergeordneter Handlungsbereich zu verstehen.

Es obliegt dem Projektmanager die projektspezifischen Organisationsstrukturen festzulegen sowie diese Festlegungen und Abstimmungen zu dokumentieren.

Hierzu gehören insbesondere das Kommunikationsmanagement, zu welchem auch das Informations- und Berichtswesen gehören. Auch sind das Entscheidungs-, Änderungs- und Risikomanagement dem Handlungsbereich A zuzuordnen.

Der Handlungsbereich B umfasst das Controlling der Qualitäten und Quantitäten in Hinblick auf die der Projektinitialisierung zugrunde gelegten Bedarfsplanungen und Anforderungen an das zu errichtende Bauwerk. Ergeben sich Änderungen, müssen auch die Ziele des Bauvorhabens hinsichtlich Qualitäten und Quantitäten fortgeschrieben werden.

Aufbauend auf den zu definierenden Organisationsstrukturen und Qualitäten sind innerhalb des Handlungsbereichs C die Kosten und die mögliche Finanzierung aufzustellen und zu betrachten. Hierbei ist es nicht nur wesentlich einen Kostenrahmen zu erstellen, sondern mit der projektspezifischen Kostenverfolgung diesen wiederholt der wirtschaftlichen Betrachtung zu unterwerfen.

In einem nächsten Schritt sind im Handlungsbereich D die Termine auf verschiedenen Ebenen des Detaillierungsgrades zu koordinieren. Hierbei spielen auch logistische Zusammenhänge auf der Baustelle eine Rolle.

Im Handlungsbereich E sind entsprechende Verträge und gegebenenfalls erforderliche Versicherungen abzuschließen. Dieser Handlungsbereich beinhaltet im Wesentlichen die Gestaltung der Vergabeverfahren für Bau- und Planungsleistungen. Auch das Mitwirken bei der Bewerberauswahl und das Führen von Verhandlungsterminen sind im Handlungsbereich E verankert.

Des Weiteren werden die sogenannten besonderen Leistungen berücksichtigt. Die besonderen Leistungen sind als optionale Leistungen des Projektmanagements zu verstehen. Diese Leistungen sollen dazu dienen, der individuellen Bauaufgabe gerecht zu werden. Die wesentlichen Leistungen des Projektmanagers beinhalten das Mitwirken, das Abstimmen, das Prüfen, das Analysieren und Bewerten von Sachverhalten. Dies stets vor dem Hintergrund die Projektziele zu erreichen.