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Mit Facility Management Kompetenz: Bauvorhaben klug begleiten

Planungs- und baubegleitende Revision

Baubegleitende Revision

Qualitätsstandards in Bauprojekten sicherzustellen, stellt eine der größten Herausforderungen für Unternehmen dar.

Kontroll- und Überwachungsmethoden sind entscheidend, um Bauprojekte termingerecht und budgetgerecht zu planen und durchzuführen. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in Bauprojekten erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Digitale Tools und Technologien verbessern die Effizienz und Genauigkeit von Bauprojekten erheblich.

Sonderaudit mit dem Fokus auf ein Bauprojekt

Baurevision

Baurevision

Untersuchung mit Fokus auf ein Bauprojekt. Gezielte Prüfung von Abläufen, Material und Qualitätsstandards.

Die Baurevision ist als Sonderaudit mit dem Fokus auf Bauprojekten ein Teilgebiet aus dem Bereich der Technischen Revision und damit der Revision. Die internationalen Standards und Regelungen des ILA und in Deutschland des DIIR gelten für die Baurevision genauso wie für alle anderen Teilgebiete der Revision.

Die Prüfungs- und Beratungsleistung findet im Rahmen von Bauvorhaben und mit dem Fokus auf die Bautätigkeit statt. Sie beinhaltet somit, je nach Zielstellung, eine bautechnische, bauwirtschaftliche und/oder baurechtliche Überprüfung der Bauabläufe und Bauprozesse. Wegen der erforderlichen fachübergreifenden Kenntnisse ist die Baurevision im Rahmen der Technischen Revision bzw. der Revision ein wenig geprüftes Teilgebiet.

Für die bauausführenden Unternehmen gibt es zahlreiche Gründe ihre Bauvorhaben durch die Baurevision überprüfen zu lassen:

  • Wirtschaftlichkeit und Kostendruck,

  • Kontroll- und Überwachungsleistungen durch den Bauherrn aufgrund ausgelagerter

  • Funktionen und Verantwortlichkeiten,

  • Risiken erkennen und abstellen,

  • Verbesserungs- bzw. Optimierungspotenziale nutzen,

  • Revisionssichere Durchführung von Bauvorhaben,

  • Bekämpfung von dolosen Handlungen wie Wirtschaftskriminalität und Korruption.

Bauvorhaben benötigen in der Regel einen hohen Kapitalaufwand und unterliegen einem extremen Kostendruck. Ineffektive Prozesse, Fehler und Mängel führen dazu, dass sich die Kosten unkontrolliert erhöhen. Daher ist es wichtig, Kostenrisiken rechtzeitig zu erkennen und die Effizienz von Bauvorhaben zu erhöhen, um die Kosten zu kontrollieren.

Heutzutage haben die wenigsten Bauherren sämtliche Aufgaben, Prozesse und Funktionen in einem Bauvorhaben in ihren eigenen Händen. Bauherren delegieren zahlreiche Aufgaben innerhalb der verschiedenen Abteilungen in ihrem Unternehmen oder an Dritte außerhalb des Unternehmens. Damit geben sie Pflichten und Verantwortungen ab, und es ist die Aufgabe des Bauherrn innerhalb einer komplexen Projektabwicklung, alle Beteiligten zu koordinieren und zu überwachen.

Es gibt bei einem Bauvorhaben zahlreiche Arten von Risiken, die nicht nur auf die Kostenentwicklung beschränkt sind.

Neben dem Budgetrisiko und dem Risiko der Kostenüberschreitungen gibt es, um nur einige zu nennen, beispielsweise ein

  • Entwurfsrisiko aufgrund unvollständiger Ausschreibungsunterlagen,

  • Bauzeitenplanrisiko inklusive Bauzeitverzögerungen,

  • Qualitätssicherungsrisiko aufgrund zahlreicher Baumängel,

  • Sicherheitsrisiko der ausführenden Bauarbeiter,

  • Bürgschaftsrisiko.

Für baufremde Unternehmen und Bauherren, bei denen das Bauen nicht zum Kerngeschäft gehört, wie z. B. produzierende Unternehmen oder Handelsunternehmen, stellt ein Bauvorhaben häufig ein erhöhtes Risiko dar. Aufgrund fehlender baufachlicher Kenntnisse und Erfahrungen im Baubereich werden diese Bauherren leichter übervorteilt als institutionelle Bauherren.

Für diese Unternehmen ist ein angemessenes Internes Kontrollsystem und Risikomanagement von besonderer Bedeutung. Um erfolgreich und effizient zu arbeiten, ist es notwendig, diese Risiken zu analysieren und Verbesserungspotentiale entsprechend zu erkennen und zu nutzen.

Bauherren, die nicht mit eigenem Kapital, sondern zum Beispiel mit Steuergeldern oder mit dem Geld von Kapitalanlegern arbeiten, sind im besonderen Maße zum verantwortungsvollen Umgang angehalten. Aus diesem Grund müssen vor allem öffentliche Auftraggeber Baumaßnahmen „revisionssicher“ durchführen, abrechnen und dokumentieren. Das bedeutet, dass die Baumaßnahmen einer Überprüfung durch den Landes- oder Bundesrechnungshof standhalten.

Die Landesrechnungshöfe prüfen die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Länder, während der Bundesrechnungshof den Bund prüft. Geprüft werden alle Maßnahmen, die sich finanziell auswirken können, wobei der Umfang der Prüfungen selbst festgelegt wird.

Die Prüfung erfolgt nach den Maßstäben Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit und bezieht sich auf die Einhaltung der für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze. Die Prüfergebnisse werden jährlich in einem Prüfbericht vorgestellt.

Wenn die internen Kontrollsysteme oder Risikomanagementsysteme zu schwach ausgebildet sind, besteht eine große Gefahr von Straftaten zu Lasten des Bauherrn. Es ist somit Aufgabe eines jeden Bauherrn, solche dolosen Handlungen im Baubereich aufzudecken, zu beseitigen und präventive Maßnahmen für die Zukunft zu implementieren.

Neben vielen anderen dolosen Handlungen im Rahmen der Wirtschaftskriminalität ist die Korruption bei Bauvorhaben - nicht nur im Ausland, sondern auch in Deutschland - weit verbreitet. Oftmals sind baufremde Bauherren aufgrund der geringen Erfahrung mit Bauvorhaben und der fehlenden staatlichen Aufsicht anfällig für Korruption und Bestechung.

Die Komplexität großer Bauvorhaben im Hinblick auf Organisation, Technologie und Logistik bieten günstige Randbedingungen für Korruption am Bau:

  • Die große Zahl an Vertragsverhältnissen und Beteiligten, mit einer kaum überschaubaren Anzahl an Zahlungswegen, führt schnell zu Kontrollverlust. Dieser Umstand macht es einfach, Schmiergelder zu verstecken. Der Verbleib von Einzelbeträgen ist schwer nachzuvollziehen.

  • Die Einzigartigkeit von Bauvorhaben im Hinblick auf die Ausgestaltung und die Randbedingungen der Herstellung macht es schwer, die Leistungsbeschreibungen und in weiterer Folge die Kosten mit denen anderer Bauvorhaben zu vergleichen. Das eröffnet „Gestaltungsräume“.

  • Undurchsichtige und schwer zu prüfenden Verfahren bei Vergabe, Durchführung und Abrechnung von Aufträgen machen Bauvorhaben anfällig für Manipulation und Betrug.

  • Prozesse im Baubereich sind gar nicht oder nur unzureichend beschrieben und sind daher als Grundlage für ein internes Kontrollsystem entsprechend ungeeignet.

Aus diesen Gründen ist es für den Bauherrn sinnvoll, die Baurevision mit der Prüfung, Überwachung und Beratung des gesamten Bauprozesses von der Projektentwicklung bis zur Übergabe zu beauftragen. Ein besonderes Augenmerk liegt auf den internen Kontrollsystemen, die einen wirtschaftlichen und ordnungsgemäßen Ablauf der Bauprozesse sicherstellen sollen.

Ergebnis

Die Baurevision deckt Schwachstellen und Risiken auf und leitet daraus Potenzial für Verbesserungen ab. Sie hilft, die Verbesserungen noch im laufenden Projekt umzusetzen oder für zukünftige Projekte in den Unternehmensprozessen fest zu implementieren.

Die Baurevision stellt sicher, dass die Bauvorhaben den gesetzlichen Bestimmungen und den baulichen und technischen Standards und Regeln entsprechen.

Ebenso schützt die Baurevision präventiv vor dolosen Handlungen. Wenn die Gegenseite weiß, dass Spezialisten mit einer Baurevision bei einem Bauvorhaben beteiligt sind, ist die Wahrscheinlichkeit der Aufdeckung doloser Handlungen stark erhöht, und das Bauvorhaben ist damit nicht mehr so anfällig.

Und schließlich hilft die Baurevision, die Wirtschaftlichkeit von Bauvorhaben zu erzielen und Vermögensschäden zu verhindern oder zu minimieren. Die Baurevision unterstützt damit aus baulicher Sicht bei der Erreichung der übergeordneten Unternehmens- und Qualitätsziele und stellt sicher, dass die Bauvorhaben den Anforderungen der "interessierten Parteien" gemäß IIA/DIIR entsprechen.

Zusammenfassend ergeben sich für die Baurevision folgende Funktionen und Aufgaben:

  • Erkennung und Beseitigung von Schwachstellen,

  • Schadensverhinderung und Schadensminimierung,

  • Mehrwerte schaffen,

  • Mehrkosten vermeiden,

  • Unternehmen bei der Erreichung der Ziele unterstützen,

  • Prozesse untersuchen und verbessern,

  • Bekämpfung der Wirtschaftskriminalität,

  • Qualitätssicherung,

  • Qualitätsverbesserung,

  • Effiziente Verwendung von Ressourcen,

  • Ergebnisverbesserung.

Gemäß den IIA/DIIR-Standards für die Revision muss eine Baurevision unabhängig und objektiv erfolgen. Die mit der Baurevision beauftragten Personen dürfen nicht Teil des Bauprozesses sein, wie zum Beispiel Projektleiter, Bauleiter, Ingenieure, Architekten. Ebenso dürfen die Aufgaben keinem Auftragnehmer übertragen werden, der gleichzeitig weitere Leistungen im Bauvorhaben erbringt oder bereits durchgeführt hat.

Die Baurevision bedarf im Vergleich zur Revision, die hauptsächlich auf wirtschaftlichen Kenntnissen aufbaut, besonderer Anforderungen. Neben betriebswirtschaftlichen Kenntnissen sind auch ingenieurwissenschaftliche Kenntnisse erforderlich. Die beauftragten Personen benötigen eine Kombination aus bautechnischem und kaufmännischem Fachwissen und praktischer Erfahrung durch Bauprojekte. Dieses umfangreiche Wissen erlaubt es, die vielfältigen Fallstricke, die sich im Laufe eines Bauprojektes eröffnen können, zu erkennen und zu bewerten.

Dieses Erfordernis begründet sich in den zahlreichen Aufgaben der Baurevision, die bauspezifisch sind und in der Form in anderen Wirtschaftssparten so nicht anzutreffen sind.

Eine durch die Baurevision durchgeführte Überprüfung ist in vielen Fällen Routine und wird in regelmäßigen Abständen durchgeführt. Sie wird dann ohne konkreten Verdacht auf dolose, straf- oder zivilrechtlich relevante Handlungen durchgeführt.

Bei einer ex-post Betrachtung wird die Überprüfung in der Regel mit größerem Aufwand nachträglich durchgeführt. Dabei geht es vorrangig um die nachträgliche Feststellung und Bewertung von Sachverhalten, die während des Bauprojekts aufgetreten sind.

Die Feststellung der Ordnungsmäßigkeit und die Schadensminimierung stehen im Fokus der ex-post Betrachtung. Ex-post Betrachtungen sind daher als Steuerungswerkzeug für eine laufende Baumaßnahme ungeeignet. Maßnahmen zur Verbesserung oder gar Optimierung sind dann nur für nachfolgende Baumaßnahmen möglich.

Baubegleitend dagegen kann eine Prüfung rechtzeitig Probleme aufdecken, und es können Maßnahmen zur Beseitigung eingeleitet werden. Eine ex-ante Prüfung ergibt sich aus dem aktuellen Projektstand. Die Baurevision wird hier bei einzelnen Teilabschnitten aktiv und kann beratend und korrigierend in den Bauprozess eingreifen. Baubegleitend ist die Baurevision daher am effizientesten. Dabei muss allerdings auf die Unabhängigkeit und Objektivität geachtet werden. Baurevision darf nicht Teil der Projektsteuerung werden. Oftmals wird die Baurevision aber auch ad hoc, also anlassbezogen, mit einem konkreten Anfangsverdacht, hinzugezogen.

Die Baurevision prüft den gesamten Bauprozess von der Projektentwicklung bis zur Übergabe. Dabei kann der Prozess gesamthaft oder in einzelnen Teilschritten geprüft werden.

Die ganzheitliche Prüfung hat den Vorteil, den gesamten Prozess mit allen Abhängigkeiten und Vernetzungen untereinander betrachten zu können. Eine ganzheitliche Prüfung ist aber zeitlich sehr aufwendig und kostenintensiv. In der Regel können keine schnellen Ergebnisse erwartet werden, die in einer Prozessverbesserung resultieren. Die Prüfung von Teilbereichen dagegen ist schneller, flexibler und ergebnisorientierter. Schnittstellen zu anderen Bereichen können aber in der Regel nicht erfasst werden.

Die Prüfung erfolgt als Kontrollprüfung, bei der sämtliche Prozesse, Verfahren, Richtlinien, Praktiken und interne Kontrollen auf Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit, Risiken, Zweckmäßigkeit und Effizienz geprüft und überwacht werden. Bei der Kostenkontrolle werden die direkten Kosten und die Wirtschaftlichkeit eines Bauvorhabens geprüft.