Reifegradbestimmung

Reifegradbestimmung dient der Evaluierung von Entwicklungsprozessen.

Die Verbesserung von Prozessen ist eine der bedeutendsten Aufgaben im Prozessmanagement. Vor der Optimierung von Unternehmensprozessen steht zunächst die Analyse der Prozesse im Vordergrund. Dabei wird die Frage beantwortet, welchen Entwicklungsstand die untersuchten Prozesse haben.

Die Norm DIN EN ISO 9001 fordert für das Qualitätsmanagement die Einführung bestimmter Prozesse für die betrieblichen Abläufe zur Erreichung der Unternehmens- und Qualitätsziele. Im Rahmen einer Revision wird überprüft, ob diese Prozesse wie geplant im Unternehmen ausgeführt werden. Im Ergebnis wird dem Unternehmen eine Übereinstimmung der tatsächlichen Abläufe mit den geplanten Abläufen bescheinigt.

Reifegradmodelle haben einen ähnlichen Ansatz. Sie bestimmen anhand objektiver Kriterien die Leistungsfähigkeit bestehender Prozesse und damit die Leistungsfähigkeit der Unternehmen in Bezug auf die Unternehmensziele. Sie dienen dazu, den aktuellen Entwicklungsstand festzustellen und objektiv zu beurteilen, die Leistung verschiedener Prozesse miteinander zu vergleichen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

Für ausgesuchte Prozesse wird ein Entwicklungsablauf bestimmt. Dabei wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen ein Prozess den „optimalen“ Reifegrad erreicht hat. Reife bezeichnet dabei das Erreichen eines vorbestimmten definierten Zustandes einer Sache oder eines Objektes.

Reifegradmodelle umfassen mehrere Entwicklungsstufen - Reifegrade - die aufeinander aufbauen. Für jede Entwicklungsstufe gibt es, beginnend beim Anfangsstadium und endend bei der optimalen Reife, vorbestimmte Kriterien in verschiedenen Kategorien, die vom Prozess erfüllt sein müssen.

Reifegradmodelle untersuchen viele Merkmale, Eigenschaften und Zielsetzungen der untersuchten Prozesse. Diese beschreiben die zu untersuchenden Kategorien oder Dimensionen. Dimensionen sind messbare oder beschreibbare Merkmale eines Prozesses. Für jede zu untersuchende Dimension kann ein Prozess unterschiedliche Reifegrade erreichen. Damit ergibt sich eine mehrdimensionale differenziertere Analyse des Prozesses.

Im Reifegradmodell wird festgelegt, welcher Prozess untersucht werden soll, nach welchen Kriterien dies erfolgen soll und mit welchen Parametern die Kriterien bewertet werden sollen.

Der zu bestimmende Reifegrad ist durch bestimmte zu erreichende Merkmale und Merkmalsausprägungen definiert. Je besser die festgelegten Kriterien erfüllt sind, desto höher der Reifegrad. Ein Reifegrad ist erreicht, wenn sowohl die dort geltenden Anforderungen wie auch die Anforderungen an die vorhergehende Stufe erfüllt sind.

Die Datenerhebung für die Anwendung von Reifegradmodellen kann mithilfe verschiedener Tools und Methoden (Beobachtung, Interviews, Fragebögen) erfolgen. Welches Modell verwendet werden soll, zu einem bestimmten Zeitpunkt müssen Daten über den Prozess gesammelt und ausgewertet werden. Damit wird die tatsächliche Ist-Situation des Prozesses untersucht und Handlungsempfehlungen abgeleitet.

Im Rahmen des Prozessmanagement unterscheidet man zwischen Reifegradmodellen, die zum einen auf den einzelnen Prozess abstellen und zum anderen auf das gesamte unternehmensweite Prozessmanagement.

In der Anwendung kann ein 5-stufiges Reifegrad-Modell angewandt werden. Die fünf Reifegrade, die jeweils eine Grundlage für eine weitergehende Prozessverbesserung darstellen, sind von 1 bis 5 durchnummeriert.

Beim Reifegrad 1 werden Arbeitsabläufe gewöhnlich ad hoc und chaotisch durchgeführt. Die Organisation bietet gewöhnlich keine stabile Umgebung zur Unterstützung der Arbeitsabläufe. Der Erfolg hängt in solchen Organisationen von der Kompetenz und dem Engagement der Mitarbeiter ab und nicht vom Einsatz eines bewährten Prozesses.

Auf Reifegrad 2 haben die Projekte sichergestellt, dass die Arbeitsabläufe entsprechend der Leitlinien geplant und ausgeführt werden. Fachleute mit ausreichenden Ressourcen werden eingesetzt, um kontrollierte Ergebnisse zu produzieren, die Arbeitsabläufe werden überwacht, gesteuert und geprüft und die Einhaltung der Prozessbeschreibung wird bewertet.

Auf Reifegrad 3 sind die Arbeitsabläufe gut charakterisiert und verstanden und werden in Form von Normen, Verfahren, Hilfsmitteln und Methoden beschrieben. Der organisationsspezifische Satz von Standardprozessen, der die Grundlage für Reifegrad 3 bildet, ist etabliert und mit der Zeit verbessert worden. Diese Standardprozesse werden verwendet, um die Konsistenz innerhalb der Organisation zu etablieren. Projekte erstellen ihre definierten Prozesse anhand von Tailoring-Guidelines aus dem organisationsspezifischen Satz von Standardprozessen.

Beim Reifegrad 4 werden für die Organisation und die Projekte quantitative Ziele für die Qualitäts- und Prozessleistung etabliert und als Kriterien für das Management der Projekte verwendet. Diese quantitativen Ziele basieren auf den Bedürfnissen der Kunden, der Endanwender, der Organisation und der Prozessbeteiligten. Qualität und Prozessleistung sind als statistische Größen verstanden und werden während der gesamten Lebensdauer eines Projekts geführt. Im Reifegrad 4 wird die Leistung von Projekten und ausgewählten Teilprozessen mithilfe statistischer und anderer quantitativer Techniken gesteuert. Vorhersagen gründen sich teilweise auf einer statistischen Analyse detaillierter Prozessdaten.

Auf Reifegrad 5 verbessert eine Organisation kontinuierlich ihre Prozesse auf der Grundlage eines quantitativen Verständnisses ihrer Geschäftsziele und Leistungsbedürfnisse. Die Organisation verwendet einen quantitativen Ansatz, um die inhärente Streuung im Prozess und die Ursachen von Prozessergebnissen zu verstehen.

Die Bewertung der qualitativen Erkenntnisse aus den Überprüfungsfragen, die im Zuge einer Baurevision untersucht werden, kann zu einer Reifegradbewertung herangezogen werden. Dies kann beispielsweise über eine quantitative Zuordnung nach einer Bewertungsmatrix erfolgen.

Eine Zuordnung zum Reifegrad 1 (Initial) erfolgt, wenn weniger als 5 % der Fragen beanstandungsfrei beantwortet wurden und mehr als 50 % der Fragen einen Änderungsbedarf hervorgebracht haben.

Eine Zuordnung zum Reifegrad 2 (Geführt) erfolgt, wenn mindestens 5 % der Fragen beanstandungsfrei beantwortet wurden und nicht mehr als 50 % der Fragen einen Änderungsbedarf hervorgebracht haben.

Eine Zuordnung zum Reifegrad 3 (Definiert) erfolgt, wenn mindestens 20 % der Fragen beanstandungsfrei beantwortet wurden und nicht mehr als 20 % der Fragen einen Änderungsbedarf hervorgebracht haben.

Eine Zuordnung zum Reifegrad 4 (Quantitativ geführt) erfolgt, wenn mindestens 50 % der Fragen beanstandungsfrei beantwortet wurden und nicht mehr als 5 % der Fragen einen Änderungsbedarf hervorgebracht haben.

Eine Zuordnung zum Reifegrad 5 (Optimierend) erfolgt, wenn mindestens 80 % der Fragen beanstandungsfrei beantwortet wurden und weniger als 5 % der Fragen einen Änderungsbedarf hervorgebracht haben.

Für das Prüfungsfeld „Dokumentation“ ist der Reifegrad insgesamt als „Geführt“ zu bezeichnen. Diese Bewertung resultiert aus dem Umstand, dass nur 12 % der Prüfungsfragen beanstandungsfrei beantwortet wurden. Dieser Anteil sollte für eine Einstufung als „Definierter“ Prozess nicht weniger als 20 % betragen. Zudem wurde bei

26 % der Prüfungsfragen haben einen Änderungsbedarf festgestellt. Dieser Anteil sollte für eine Einstufung als „Definierter“ Prozess nicht mehr als 20 % betragen.

Für das Prüfungsfeld „Entscheidungskompetenzen“ ist der Reifegrad insgesamt als „Geführt“ zu bezeichnen. Diese Bewertung resultiert aus dem Umstand, dass nur 15 % der Prüfungsfragen beanstandungsfrei beantwortet wurden. Dieser Anteil sollte für eine Einstufung als „Definierter“ Prozess nicht weniger als 20 % betragen. Positiv zu bewerten ist der Umstand, dass kein dringender Änderungsbedarf in diesem Prüfungsfeld festgestellt wurde.

Für das Prüfungsfeld „Herangehensweise der Nachtragsprüfung“ ist der Reifegrad insgesamt als „Geführt“ zu bezeichnen. Diese Bewertung resultiert aus dem Umstand, dass zwar mit 27 % der Prüfungsfragen der Anteil der beanstandungsfreien Prüfungen den notwendigen Anteil von nicht weniger als 20 % erfüllt. Dagegen wurde aber bei 24 % der Prüfungsfragen ein Änderungsbedarf festgestellt. Dieser Anteil sollte für eine Einstufung als „Definierter“ Prozess nicht mehr als 20 % betragen.

Für das Prüfungsfeld „Prüfung der Anspruchsgrundlage“ ist der Reifegrad insgesamt als „Geführt“ zu bezeichnen. Diese Bewertung resultiert aus dem Umstand, dass nur 5 % der Prüfungsfragen beanstandungsfrei beantwortet wurden. Dieser Anteil sollte für eine Einstufung als „Definierter“ Prozess nicht weniger als 20 % betragen. Zudem wurde bei 21 % der Prüfungsfragen ein Änderungsbedarf festgestellt. Dieser Anteil sollte für eine Einstufung als „Definierter“ Prozess nicht mehr als 20 % betragen.

Für das Prüfungsfeld „Prüfung der Anspruchshöhe“ ist der Reifegrad insgesamt als „Geführt“ zu bezeichnen. Diese Bewertung resultiert aus dem Umstand, dass nur 9 % der Prüfungsfragen beanstandungsfrei beantwortet wurden. Dieser Anteil sollte für eine Einstufung als „Definierter“ Prozess nicht weniger als 20 % betragen. Der Anteil von 9 % der Prüfungsfragen, bei denen ein Änderungsbedarf festgestellt wurde, ist bereits hinreichend gering für eine höhere Einstufung.

Für das Prüfungsfeld „vorausschauendes Claimmanagement“ ist der Reifegrad insgesamt als „Definiert“ zu bezeichnen. 31 % der Prüfungsfragen führten zu keinen Beanstandungen, während nur 8 % der Fragen einen Änderungsbedarf offenbarten.