Optimierung durch Auswertung der Baurevision

Der Standard rät dazu, zufriedenstellende Leistungen in der Berichterstattung anzuerkennen.

Die Ergebnisse werden in Form von Schlussfolgerungen, Empfehlungen und Aktionsplänen dargestellt.

• Ist- und Soll-Situation werden gegenübergestellt. Durch sachdienliche Tatsachenbeschreibungen werden die Abweichungen zwischen Ist und Soll zunächst wertfrei festgestellt. Ursachen für die Abweichung und dadurch drohende Risiken bzw. Auswirkungen werden erläutert, sofern diese bekannt sind und objektiv dargestellt werden können.

• Aus den Feststellungen (Pkt. 1) werden Beurteilungen über deren Auswirkungen und Schlussfolgerungen abgeleitet. Schlussfolgerungen können sowohl Teilbereiche als auch den gesamten Prüfungsauftrag berücksichtigen und müssen deutlich erkennbar als solche deklariert sein. Diese stellen nämlich die (subjektive) Einschätzung des Revisors dar.

• In Form von Empfehlungen können allgemein oder spezifisch ausgestaltete Handlungsoptionen aufgezeigt werden, die geeignet sein können, die Beurteilung bzw. die Schlussfolgerungen (Pkt. 2) zu verbessern. In vielen Fällen werden konkrete Maßnahmen zur Korrektur empfohlen.

• Für die Umsetzung von Empfehlungen (Pkt. 3) werden Maßnahmenpläne erstellt, welche Festlegungen zur zeitlichen und inhaltlichen Ausgestaltung beinhalten, sowie Beteiligte und Verantwortlichkeiten benennen. Die inhaltliche Ausgestaltung kann sowohl allgemeine Maßnahmen als auch konkrete Verbesserungsvorschläge enthalten.

Der ILA-Standard "2420 - Qualität der Berichterstattung" definiert die Qualität der Berichterstattung und verlangt von Revisionsberichten, dass diese zeitnah erstellt werden und folgende Eigenschaften aufweisen:

Verbindliche Regelungen für die Erstellung eines Prüfungsberichts, der die Ergebnisse der Baurevision darstellt, gibt es derzeit in Deutschland nicht. Die IIA-Standards der 2400er Gruppe bieten jedoch eine hilfreiche Orientierung, da sie die Berichterstattung thematisieren.

Anforderungen an die Berichterstattung der Revision formulieren vor allem die IIA-Standards 2410 und 2420. Diese Standards werden durch Umsetzungsstandards und Implementierungsleitlinien ergänzt, die in Form von praktischen Ratschlägen formuliert sind.

Der IIA-Standard „2410 - Berichterstattungskriterien“ fordert, dass die Berichterstattung Ziele, Umfang und Ergebnisse des Auftrags enthalten soll.

• Inhaltsverzeichnis

• Veranlassung

• Wiedergabe der Aufgabenstellung

• Vorgehensweise

• Ortstermine/ Interviews

• Verwendete Unterlagen

• Tatsachenbeschreibung

• Beurteilung und Schlussfolgerungen

• Zusammenfassung

• Anlagen

In den Fällen, in denen eine Baurevision anlassbezogen durchgeführt wird, reicht ein kurzer Prüfungsbericht zur Darstellung und Begründung der Ergebnisse oft nicht aus. Wenn Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, müssen diese gründlich hinterfragt und erläutert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn straf- oder zivilrechtliche Konsequenzen drohen.

Es ist daher wichtig, dass die Aussagen zum Sachverhalt genau formuliert werden. Bewertungen und Schlussfolgerungen, die aus Sachverhalten abgeleitet werden, müssen als solche gekennzeichnet und ebenso genau sein. Aussagen Dritter müssen mit einer Quellenangabe versehen werden, und Schlussfolgerungen aus Aussagen Dritter sollten nach Möglichkeit überprüft werden. Wenn eine Überprüfung nicht möglich ist, muss dies deutlich gemacht werden. Wenn Widersprüche bei Feststellungen oder Schlussfolgerungen auftreten, müssen diese genannt und diskutiert werden.

Die Ergebnisse von Revisionsprozessen bilden in der Mehrheit der Fälle nicht die Grundlage für ein Strafverfahren. Es entspricht auch nicht dem Selbstverständnis der Revision, als Instrument der Strafverfolgungsbehörden wahrgenommen zu werden. Vielmehr soll das regelkonforme Verhalten unterstützt und unsicheres oder unerfahrenes Verhalten verbessert werden, um Fehltritte zu verhindern.

Daher konzentriert sich die Kommunikation der Ergebnisse nicht nur auf negative Aspekte, sondern hebt auch positive Punkte hervor, die bei der Überprüfung festgestellt wurden.

In problematischen Situationen, bei Regelungslücken und bei Konflikten sammeln Bauprojekte sowohl positive als auch negative Feststellungen. Wenn man dieses Wissen, ähnlich einem „Lessons Learned“, für andere Fälle nutzt, erhöht das die Wahrscheinlichkeit von zukünftigen Projekterfolgen.

„Lessons Learned“ ist eine Methode, um im Projekt gemachte Erfahrungen (sowohl positive als auch negative) systematisch zu sammeln und daraus Erkenntnisse zu gewinnen, um die Abwicklung zukünftiger Vorhaben und Projekte zu verbessern. Die Methode ist mittlerweile ein fester Bestandteil im Projektmanagement-Methoden-Werkzeugkoffer.

Die Erkenntnisse, die Lessons Learned, teilt man häufig, wie bei der Baurevision, in Workshops mit. Dabei ist eine gemeinsame Erarbeitung mit den relevanten Projektbeteiligten wichtig. Dies kann entweder in Workshops oder Einzel-Interviews geschehen. Es ist vorteilhaft, dies mit einem zeitlichen Abstand von einigen Wochen zu tun, da die Beteiligten Sachverhalte mit Abstand und weniger emotional betrachten.

Im Workshop kommuniziert man sowohl die Erkenntnisse, die ohne Beanstandungen sind, als auch jene, die Kritik hervorrufen.

Nachdem man diese zwei Fallgruppen behandelt hat, erarbeitet man für die Punkte, die nicht optimal waren, konkrete Hinweise, Verbesserungsvorschläge oder Empfehlungen. Da man diese oft nicht sofort umsetzen kann, ist es ratsam, einen Maßnahmenplan zu entwickeln. Dabei kann man die Beteiligten einbinden, was zu einer besseren Akzeptanz der Maßnahmen führt und möglicherweise auch zu Ideen, die aus der Gruppe heraus entstehen. Das Gruppenarbeiten ist oft ein kreativer und gemeinsamer Prozess, der zu hoher Ergebnisqualität führt.

Ein erfolgreiches Ergebnis hängt auch stark von einer guten Vorbereitung des Workshops ab. Je besser der Revisor das Vorgehen mit dem Auftraggeber bespricht und den Workshop plant, desto erfolgreicher wird er sein.

Es ist wichtig zu klären, welche Themen man konkret behandelt und welche Ziele man erreichen will. Es hat sich auch bewährt, einen Workshop nicht nur von einer Person durchführen zu lassen. Eine Aufgabenverteilung entlastet und ermöglicht eine Arbeit mit verschiedenen Rollen. Hier können externe Revisoren wertvoll sein, da sie als Außenstehende Feststellungen treffen, die von internen Mitarbeitern vielleicht nicht akzeptiert würden.

Um den Workshop für die Teilnehmerschaft präsent zu halten und eine nachhaltige Wirkung zu erzielen, ist eine Nachbereitung des Workshops notwendig. Dazu zählt eine Fotodokumentation der Workshopergebnisse, die an die Teilnehmerschaft gesendet wird. Die Ergebnisse werden zudem an den Auftraggeber oder die zuständigen Funktionsträger im Unternehmen weitergeleitet.