Effektive Grundlagenermittlung für Bauprojekte

Ein Vorschlag für die erforderlichen Beteiligten kann für eine systematische Vorgehensweise aus der gemäß Abschn. 2.3 vorgestellten Matrix ermittelt werden. So sind für die Überprüfung des Prüfgebiets Projektmanagement während der Projektvorbereitung vor allem die Geschäftsführung, der Projektleiter und die Vergabestelle wichtige Gesprächspartner.

• wie Projektziel, Projektbudget und Zeitplan festgelegt werden,

• ob eine Projektsteuerer eingesetzt wird,

• welche Vergabearten infrage kommen,

• welche Interessenvertreter einbezogen werden müssen,

• welche Fördermittel ggf. zur Verfügung stehen,

• welche spezifischen Projektrisiken bestehen,

• wie das Projektteam organisiert werden soll etc.

Hingegen sind für die Überprüfung des Prüfgebietes Bauleistungen während der Ausführung vor allem der Bauleiter, SiGeKo oder Vertragsmanager relevant.

• wie der Baufortschritt überprüft und dokumentiert wird,

• ob und wie der Projektterminplan ordnungsgemäß fortgeschrieben wird,

• wie die Sicherheit auf der Baustelle überprüft wird,

• wie Störungen und Mängel dokumentiert werden,

• ob und wann notwendige Zwischenabnahmen stattfinden,

• wie eine wirtschaftliche Baustellenlogistik vorgenommen wird

• ob und wie Nachträge der Baufirmen überprüft werden etc.

Bei sehr großen Projekten können

noch viel mehr relevante Beteiligte in Frage kommen. Im Gegensatz dazu kann bei sehr kleinen Projekten nur ein Ansprechpartner für alle Fragestellungen relevant sein.

Für die Prüfung ist neben den Interviews mit den spezifischen Projektbeteiligten der Einblick in Unterlagen nötig. Dies sind sowohl Dokumente (wie Verträge, Protokolle oder Formulare) als auch Informationen zu Verfahrensarten (Prozessdiagramme, Verfahrensanweisungen etc.).

Bei sehr großen Projekten sind deutlich mehr Prozesse und Dokumente zu prüfen, weshalb eine weitere Einschränkung auf Basis des zu prüfenden Prüfgegenstandes erforderlich wird.

Nach der Auswahl der Beteiligten und der relevanten Unterlagen sowie deren Abruf und erste Einsichtnahme, wird ein Prüfprogramm entwickelt und aufgestellt.

Ein Vorschlag für die erforderlichen Informationen und Dokumente ergibt sich für eine systematische Vorgehensweise ebenso aus der gemäß Abschn. 2.3 vorgestellten Matrix.

• erste Projektskizze, Herleitung Projektziel, Projektantrag,

• Verfahrensanweisung und Prozessablauf der Projektentwicklung,

• Budgetplan und Zeitplan mit Begründung,

• Vergabeunterlagen und -prozess für Ausschreibung Projektsteuerer,

• Abruf Anforderungen der Interessenvertreter,

• Risikomatrix zur Projektentwicklung,

• Organigramm Projektteam mit Rollenbeschreibung etc.

• Verfahrensanweisung und Prozessablauf der Baustellendokumentation,

• Baustellendokumentation und Bautagesberichte

• Fortgeschriebene Projektterminplanung,

• Protokolle der SiGeKo,

• Störungs- und Mangeldokumentation inkl. entsprechende Prozessanweisungen,

• Protokolle notwendiger Zwischenabnahmen,

• Prüfprozess für Nachträge mit Beispielen etc.

An dieser Stelle ist es für die Entwicklung wichtig, einzuschätzen, ob eine vollständige Prüfung erforderlich wird oder ob bereits eine Teilprüfung genügend Aufschluss bietet, um das Ziel der Prüfung zu erreichen. Diese Einschätzung wird wesentliche Auswirkungen auf den erforderlichen Zeitplan haben.

Das Prüfprogramm hat alle wesentlichen Verfahrensschritte zu enthalten und muss vor Beginn der Prüfung genehmigt werden.

Wenn durch die internen Revisoren die Durchführung der Baurevision durch organisationsexterne Prüfer geplant ist - was aufgrund der erforderlichen besonderen Expertise sehr häufig der Fall ist - muss eine schriftliche Vereinbarung über die Erwartungen und Ziele sowie die Verantwortlichkeiten und Zugangsberechtigungen getroffen werden. Diese Vorbereitung umfasst also zum einen das Aufstellen eines Zeitplanes als auch die Bildung sinnvoller Fragestellungen.

Fragestellungen, welche bereits durch die erhaltenen Unterlagen beantwortet werden, können vernachlässigt werden. Ebenso vernachlässigbar, sind Fragestellungen, welche für das Prüffeld oder Objekt nicht zutreffen.

So sind z. B. diverse Fragen zum Vergabeprozess entbehrlich, wenn aufgrund der Überschreitung der Schwellenwerte ohnehin alle Vergabeschritte über ein zertifiziertes öffentliches Online-Portal mit festgelegten Prozessen geregelt ist.

Eine geeignete Möglichkeit ist die Nutzung der sogenannten MOPTIC-Methode (Medium/Organisation/Performance/Time/Control - kurz: MOPTIC).

Mit dieser Methode kann die Qualität von Prozessen, Organisationen und Dokumenten in gleicher Art geprüft werden.

• Medium (die „wie“- Frage),

• Organisation (die „wer“- Frage),

• Performance (die „wie gut“- Fragen),

• Zeit (die „Wann“- Frage),

• Kontrolle (die „ob“- Frage).

Vereinfacht kann aber auch mit einem fest definiertem Fragenkatalog gearbeitet werden. Die Erfassung der Antworten erfolgt projektweise in einer Datenbank. Bei Wiederholungsprüfungen können somit die Ergebnisse miteinander verglichen und der Erfolg von Verbesserungsmaßnahmen überprüft werden.

Darüber hinaus bietet eine Datenbank die Möglichkeit, alle Prüfungen zu erfassen. Somit kann von den Erfahrungen vorhergehender Prüfungen profitiert werden, indem z. B. geeignete Maßnahmen aus anderen Prüfungen übernommen werden.

Nachdem gezeigt wurde, wie sich die relevanten Beteiligten und die entsprechenden Unterlagen und Informationen systematisch über die Matrix der Prüfgebiete und Prüffelder auffinden lassen, wird schnell klar, dass es sich ebenso anbietet, die wesentlichen Fragestellungen auch anhand der Matrix zusammenzustellen. Es ist zu empfehlen, die Aufstellung und Verwaltung dieser Fragestellungen anhand von Checklisten EDV-unter- stützt durchzuführen.

Am besten eignen sich dafür Excel-Tabellen oder der Aufbau einer einfachen Datenbank. Besser geeignet für regelmäßige und sich wiederholende Prüfungen sind jedoch komplexe Datenbanken, welche möglicherweise auch gleich eine Auswertung der Massendaten zulassen. Dies kann sogar so weit gehen, dass solche Datenbanken bereits wesentliche Teile für das Berichtswesen zum Abschluss einer Prüfung bereitstellen.

Dies hat zur Folge, dass eine Prüfung zeitsparend durchgeführt werden kann und eine geringere Fehlerquote anzunehmen ist. Darüber hinaus kann auch die Auswertung deutlich schneller und mit gleichbleibender Qualität stattfinden.

Wenn Prüfungen schneller und mit geringerem Aufwand durchgeführt werden können, bleibt für einen Baurevisor mehr Zeit für die kreative Arbeit bei der Zusammenstellung und Diskussion von Empfehlungen und das Ausarbeiten von möglichen Maßnahmen zur Verbesserung der Bauprozesse.

Sobald es möglich ist, in kürzerer Zeit, wiederkehrender und besserer Qualität, geringem Aufwand und damit niedrigeren Kosten, Baurevisionsprüfungen durchzuführen, besteht auch die Möglichkeit, häufiger Prüfungen vorzunehmen. Häufigere Prüfungen wiederum führen zu einer stärkeren Wahrnehmung bei allen Beteiligten und können somit zu einer größeren Disziplin bei der Durchführung von Bauvorhaben führen. Darüber hinaus werden regelmäßige und häufige Prüfungen zu einer Qualitätsverbesserung der Prüfung führen.

Außerdem werden wiederkehrende systematisch vorbereitete Prüfungen auf Basis gleicher Beteiligter, gleicher Unterlagen und gleicher Fragestellungen dazu führen, dass der Reifegrad der Bauprozesse gesteigert wird.