Systematische Prüfung von Bauprojekten
Facility Management: Baurevision » Planung » Prüfgebiete, Prüffelder und Prüfgegenstände
Die Identifikation von Prüfgebieten, Prüffeldern und Prüfgegenständen ist ein wesentlicher Schritt bei der Durchführung einer effektiven Bauüberwachung
Die Prüfgebiete sollten den Bereich abdecken, in dem die Arbeiten ausgeführt werden, um potenzielle Risiken oder Mängel zu identifizieren. Die Auswahl der Prüfgegenstände und Prüffelder sollte auf Risiken und kritischen Elementen basieren, um eine umfassende Überwachung zu gewährleisten. Eine klare Definition der Prüfgebiete, Prüffelder und Prüfgegenstände kann dazu beitragen, Verwirrung oder Missverständnisse bei der Bauüberwachung zu vermeiden.
Prüfbereiche, Prüffelder und Prüfgegenstände in der Bauplanung
Wesentliche Prüfgebiete für Bauprojekte
Eine Abhängigkeit besteht zu der übergeordneten Prüfungsplanung der Revision. Diese bestimmt sich aus der Prüfungslandkarte und der Priorisierung im Unternehmen. Komponenten:
Die Aufgabenstellungen der Baurevision befassen sich zumeist mit Projekten und darin konkret formulierten Fragestellungen oder mit technischen bzw. bauspezifischen Unternehmensprozessen. Beispiele dafür sind:
Überprüfung des Nachtragsmanagements bei dem Neubauvorhaben A.
Überprüfung der Prozesse des Gewährleistungsmanagements in der Abteilung B
Überprüfung der Dokumentation der Bauausführung bei dem Projekt C
Überprüfung der Vergabe von Planungsleistungen im Unterschwellenbereich in der Abteilung D
Festlegung durch Unternehmensleitung ohne Konkretisierung,
Festlegung systematisch aufgrund von Prüfplan (z. B. Prüffelder der Reihe nach),
Festlegung aufgrund von konkretem Anlass (Anschein überhöhter Kosten, Überschreitung der Bauzeit, Verdacht dolose Handlungen, unübersichtliche Dokumentation, Verdacht zu langer Bearbeitungszeiten etc.).
Es stellt sich aber die spannende Frage, wenn keine anlassbezogene Baurevision stattfinden soll, wie ein Initiator einer Baurevision sich auf einen Untersuchungsgegenstand festlegen kann.
Die Bezeichnungen Prüfgebiet. Prüffeld und Prüfgegenstand folgen keiner einheitlichen und allgemeingültigen Definition und stellen keine geschützten Begriffe im Sinne einer Vorschrift dar.
Erfahrungsgemäß wird unter einem Prüffeld thematisch oder zeitlich ein in sich zusammenhängendes Thema verstanden, welches gegenüber anderen Themenfeldern abgegrenzt werden kann. So stellt zum Beispiel die Vergabe von Planungsleistungen ein Themenfeld dar, welches sowohl inhaltlich als auch zeitlich von anderen Themen innerhalb des Projektlebenszyklus eines Bauprozesses abgegrenzt werden kann.
Prüffelder:
Prüfung technischer Aspekte
Prüfung Bereich Entwicklung Investitionskosten
Prüfung Termine und Fristen
Prüfung rechtlicher Aspekte
Betriebswirtschaftliche Prüfung
Die Kategorisierung differenziert sich hier nach der erforderlichen Fachkompetenz des Prüfers. Der Ansatz ist durchaus nachvollziehbar, führt jedoch häufig zu Problemen bei der Konkretisierung und Abgrenzung der Untersuchungsgegenstände. Nehmen wir als Beispiel den Planungsvertrag. Dieser Untersuchungsgegenstand bedarf nach erster Einschätzung der Prüfung rechtlicher Aspekte. Bei genauerem Hinschauen offenbaren sich aber auch andere Aspekte. Wenn es um die Frage geht, wie in dem Planungsvertrag geregelt ist, dass und in welcher Form und Qualität der Planende den Bauten stand, erfasst oder entsprechend den Terminplan fortschreibt, werden andere Fachkompetenzen erforderlich.
Prüfung der Steuerung,
Prüfung der Kosten,
Kombinierte Steuerungs- und Kostenkontrolle,
Überprüfung der Bau- bzw. Planungsabteilung,
Überprüfung des Änderungsmanagements,
Überprüfung Finanz- und Haushalt - Reporting,
Überprüfung der Bau-/Architektenverträge,
Überprüfung des Nachtragsmanagements.
Die Bedürfnisse des Initiators sind zwangsläufig eng mit dessen Zielen verbunden. Dieser Ansatz unterstützt somit auf jeden Fall eine zielorientierte Untersuchung.
Allerdings findet sich kein Bezug zum Projektablauf und somit nicht zu spezifischen zeitlichen Anforderungen.
Es werden durch Initiatoren von Baurevisionen häufig diese acht Untersuchungsgegenstände identifiziert:
Projektmanagement,
Ausschreibung und Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen,
Durchführung der Planungsleistungen,
Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen,
Bauausführung,
Änderungsmanagement inkl. Nachtragsmanagement,
Abrechnung von Planungs- und Bauleistungen inkl. aller Nachträge,
Abnahme der Planungs- und Bauleistungen.
Positive Entwicklungen im Bauprojektmanagement
Das Positive an diesem Ansatz ist, dass sowohl fachspezifische als auch bauphasenspezifischen Untersuchungsgegenstände angesprochen werden. Unsere Kritik an diesem Ansatz ist, dass sich keine klare Trennung der Akteure und Projektphasen erkennen lässt. So kann es sich bei dem dritten Prüfungsfeld „Durchführung der Planungsleistungen“ sowohl um die Prüfung von Leistungen bis zum Abschluss der Genehmigungsplanung oder auch nur um Leistungen der Bauüberwachung während der Ausführung handeln. Insbesondere das erste Prüfungsfeld „Projektmanagement“ zieht sich von der Projektentwicklung bis zur Schlüsselübergabe und ist damit wenig spezifisch.
In dem DIIR Standard Nr.4 werden die Begriffe Prüfgebiet, Prüffeld und Prüfgegenstand definiert. Demnach stellt ein Prüfgebiet einen eigenständigen Bereich dar. Das Prüfgebiet enthält mehrere Prüffelder, welche miteinander in Zusammenhang stehen, aber grundsätzlich eigenständig geprüft werden können. Prüfgegenstände sind Objekte innerhalb eines Prüffeldes und können sowohl Prozesse als auch Dokumente sein.
Dieser Ansatz zeigt eine gewisse Hierarchie zwischen den drei Begriffen. Man kann diesen Ansatz jedoch auch als Matrix abbilden. Die Prüfgebiete lassen sich als Spalten, die Prüffelder als Zeilen einer Matrix darstellen. Im Inneren der Matrix befinden sich die Prüfgegenstände als Schnittmenge aus Prüfgebiet und Prüffeld.
Diese Clusterung ermöglicht eine klare Abgrenzung in der Vorbereitung und Planung einer Prüfung. Auf diese Art lassen sich die Prüfgegenstände katalogisieren und der Prüfumfang kann besser abgeschätzt werden. Diese Vorgehensweise ist im Übrigen auch für die Revisionsplanung in anderen Fachgebieten in ähnlicher Form zu finden.
Für die Planung und Durchführung einer Baurevision hat sich bei uns eine Clusterung/Kategorisierung nach drei Gebieten durchgesetzt. Wir betrachten als abgrenzbare Prüfgebiete:
Projektmanagement (z. B. Leistungen der Projektleitung, Projektsteuerung),
Planungsleistungen (alle Leistungen, welche gemäß HOAI anfallen),
Bauausführung (Ausführung von Bauleistungen).
Der Hintergrund ist, dass es sich bei diesen drei Prüfgebieten aus fachlicher Sicht um unterschiedliche Beteiligte handelt, welche zwar innerhalb eines Bauprojektes Zusammenarbeiten, jedoch für sich betrachtet eine unterschiedliche Sichtweise auf das Bauprojekt haben.
Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn das Ziel in der vorgesehenen Zeit unter Einhaltung der Kosten und in der vorgesehenen Qualität erreicht wird.
Wie sichergestellt wird, dass dieses Ziel erreicht wird, ist maßgeblich von der Organisation, Koordination und Dokumentation der Projektentwicklung abhängig. Die Überprüfung eines Projektmanagements im Rahmen der Baurevision beschäftigt sich deshalb maßgeblich mit der Überprüfung dieser übergeordneten Merkmale.
Innerhalb der Projektphasen ändern sich die Risiken. Die Baurevision hat darauf schon bei der Vorbereitung und bei der Durchführung der Prüfungen angemessen zu reagieren. In der Vorbereitungsphase ist vor allem auf die Eintrittswahrscheinlichkeit technischer Risiken hinzuweisen. Hingegen werden in der Vorbereitung zur Ausführung, also nach Abschluss der Planung, vor allem Risiken aus einer unsicheren Genehmigungsfähigkeit, aus möglichen Planungsfehlern oder fehlerhaften Bauverfahren sowie möglichen Gesetzesänderungen einzuschätzen und zu managen sein.
Weitere Risiken können bei der Wahl der richtigen Vergabeart entstehen und im Hinblick auf die Ausschreibungsform. So geht zum Beispiel die Wahl einer Ausschreibung mit Einzel vergaben mit dem Risiko einher, sehr viele Unternehmen koordinieren zu müssen. Andererseits entsteht die Chance, gute Vergabeentscheidungen zu erzielen und damit das Budget zu schonen. Eine Entscheidung für die Vergabe an nur einen Unternehmer (Generalunternehmer) entlastet zwar das Projektmanagement und gibt Planungssicherheit für das Budget, führt jedoch zu dem Risiko, nur noch wenig Einfluss auf die Ausführung zu haben.
Die Risiken in der Ausführungsphase sind bestimmt durch das Änderungsmanagement, durch Nachträge ausführender Firmen, aber auch durch angeordnete Leistungsänderungen durch den Auftraggeber selbst. Dazu kommen Risiken durch Koordinationsfehler der Planer oder auch Risiken aus dem Baugrund.
Das größte Risiko bei einem Bauprojekt stellen jedoch Änderungen am Bauentwurf dar. Je später diese Änderungen im Projekt eintreten, umso riskanter ist die Realisierung von Änderungen in Bezug auf die Erreichung der Projektziele. Insofern wird sich ein Baurevisor regelmäßig sehr intensiv damit beschäftigen, wie sichergestellt wird, dass Änderungen verhindert werden. Außerdem ist es Aufgabe der Baurevision zu überprüfen, wie durch das Projektmanagement sichergestellt wird, dass Änderungen möglichst risikoarm vorgenommen werden.
Dies führt abschließend zu der Erkenntnis, dass dieses periodische Risikomanagement im Projektmanagement sich verändernde Risiken angemessen berücksichtigen muss. Für den Baurevisor bedeutet dies eine Einschätzung zu dieser Angemessenheit vorzunehmen und grundsätzlich zu überprüfen, welche Mittel das Projektmanagement nutzt, um auf diese veränderlichen Risiken angemessen zu reagieren.
Als Prüffelder orientieren wir uns deshalb an dem zeitlichen Ablauf eines Bauprojektes bzw. den Projektstufen gemäß AHO. Die relevanten Prüffelder sind demnach
Auch wenn die Prüffelder für unterschiedliche Prüfgebiete die gleiche Bezeichnung tragen, unterscheiden sich die Prüfgegenstände innerhalb dieser Prüffelder für jedes Prüfgebiet.
Nehmen wir als Beispiel das Prüffeld „Ausführung“. Wenn es während der Ausführung darum geht das Aufstellen von Nachträgen zu überprüfen, ergeben sich für ein Unternehmen, welches Nachträge aufstellt, andere Prozesse und Risiken als für den Planer, welcher im Rahmen der Objektüberwachung einen aufgestellten Nachtrag fachtechnisch zu prüfen hat. Wieder andere Prozesse und Risiken ergeben sich für einen Mitarbeiter aus dem Projektmanagement, welcher diesen Nachtrag in der Regel aus vertraglicher Sicht zu bewerten hat.
Prüfgebiete und Prüffelder lassen sich auch für die Baurevision als eine Matrix darstellen. Dies kann in der Art erfolgen, dass in der Matrix die Prüffelder (Projektstufen) als Zeilen und die Prüfgebiete (Leistungsarten) als Spalten dargestellt sind. Die Feldinhalte der Matrix bilden entsprechende Prüfgegenstände (Aufgaben, Prozesse, Dokumente, Verfahren).
Die IIA Standards empfehlen eine risikoorientierte Prüfungsplanung durch den Leiter der Revision, um eine Priorisierung sicherzustellen. Nach den DUR Standards können dafür neben den besonderen Anforderungen der Unternehmensleitung auch Vorschläge innerhalb und außerhalb der Revision berücksichtigt werden.
Prüfgebiete und Prüffelder der Baurevision
| Prüfgebiet: Projektmanagement | Prüfgebiet: Planungsleistungen | Prüfgebiet: Bauleistungen | |
| Prüffeld: Projektvorbereitung | Organisation und Prozesse Risikomanagement Zeitplanung Interne Kontrollsysteme Prozessberatung Vertragsprüfung Aufbau interner Kompetenz | ||
| Prüffeld: Planung | Ausschreibung u. Vergabe Planer Wirtschaftlichkeitsberechnungen/ Budgetplanung | Durchführung von Planungsleistungen Terminkontrolle Kostenberechnung | |
| Prüffeld: Ausführungsvorbereitung | Änderungsmanagement Prüf- und Kontrollaufgaben Ausschreibung u. Vergabe Bauausführung | Ausschreibung u. Vergabe Bauausführung Organisation Vorabmaßnahmen Budgeteinhaltung | |
| Prüffeld: Ausführung | Steuerung von Kosten, Terminen und Qualität Prüf- und Kontrollaufgaben Information und Kommunikation Vertragsmanagement | Bauüberwachung Steuerung von Kosten, Terminen und Qualität Prüf- und Kontrollaufgaben Änderungsmanagement Nachtragsprüfung Schriftverkehrsmanagement | Baudokumentation Bauausführung Terminüberwachung Nachtragserstellung Schriftverkehrsmanagement Aufmaße Abrechnung |
| Prüffeld: Projektabschluss | Dokumentation Prüf- und Kontrollaufgaben Nutzerübergabe | RevisionsplanungSchlussrechnungenAbnahmeGewährleistungsmanagement | Dokumentationspflichten Schlussrechnungen Abnahme Baustellen - Beräumung |
Es wird empfohlen, eine Risikobewertung für die infrage kommenden Prüffelder durchzuführen. Diese Empfehlung gilt zwar im Allgemeinen für die Entwicklung eines Gesamtprüfungsplanes oder Jahresplanes einer Revision, aber ist auch für die Identifizierung der relevanten Risikofaktoren und entsprechenden Prüffelder für die Einzelprüfung geeignet.
Das DIIR empfiehlt, sich bei der Prüfungsplanung und -Vorbereitung zunächst einen Überblick darüber zu verschaffen, in welcher Phase sich das Projekt befindet.
Wenn sich das Projekt in einer frühen Phase befindet, liegen zwar noch nicht viele Projektergebnisse vor, Pläne und geplante Prozesse können jedoch geprüft werden. Mit den Prüfergebnissen kann Einfluss auf die Fortführung des Projektes genommen werden. Die Erkenntnisse aus der Baurevision fließen direkt in das Bauprojekt ein.
Ist das Projekt weit fortgeschritten oder sogar abgeschlossen, ist die Auswahl an möglichen Prüfthemen größer. Allerdings ist dann die Zeit zwischen Prüfung, der Berichtsübergabe und Wirksamkeit der Gegenmaßnahmen im Vergleich zur verbleibenden Projektlaufzeit relativ kurz oder auch gar nicht mehr vorhanden. Die Umsetzung von Maßnahmen hat dann nur noch Einfluss auf zukünftige Projekte.
Da Bauprojekte jedoch Unikatprojekte darstellen, ist nicht sichergestellt, dass projektspezifische Maßnahmen auch tatsächlich einen Einfluss auf weitere Bauprojekte haben werden.