Terminierung als Schlüssel zur erfolgreichen Projektabwicklung

Die Planung des Revisionsprozesses erfolgt als Präzisierung der Aufgabenstellung des Revisionsauftrags im Rahmen eines persönlichen Gesprächs zwischen dem Initiator der Baurevision und dem Prüfer. In dieser Phase klären sie die Zielstellung, legen das Prüfobjekt und die Prüfgegenstände fest. Im Idealfall erfolgen diese Festlegungen im Zusammenhang mit einer Risikobewertung. Zudem findet ein Austausch von ersten projektspezifischen Unterlagen und Informationen statt, um den erforderlichen Mitarbeitereinsatz zu skizzieren, eventuell notwendige Genehmigungen zu erwirken und einen groben Ablauf zu bestimmen.

Die Vorbereitung des Revisionsprozesses umfasst das Einarbeiten in die vorab erhaltenen Projektunterlagen und die Vorbereitung eines Prüfplans. Der Prüfplan unterscheidet dabei, welche Informationen der Baurevisor aus der Einsichtnahme in die Unterlagen erhält und für welche Informationen Interviews mit Projektbeteiligten unumgänglich sind. Darüber hinaus enthält der Prüfplan eine Aufstellung der relevanten Fragestellungen zu den festgelegten Prüfgegenständen und differenziert den Grobablauf zeitlich weiter.

Im Anschluss bereitet der Baurevisor ein Auftaktgespräch vor. Ziel des Auftaktgesprächs ist es, alle erforderlichen Beteiligten an einen Tisch zu bekommen und in diesem Rahmen die Prüfungsziele und den Prüfplan vorzustellen sowie gemeinsam den Grobablauf terminlich weiter zu konkretisieren. Zudem kann das Prüfungsziel konkretisiert werden.

In vielen Unternehmen ist die Durchführung einer Baurevision dadurch gekennzeichnet, dass externe Baurevisoren für diese Leistung hinzugezogen werden. In der Revision wird diese Form der Unterstützung auch als Co-Sourcing bezeichnet.

Da die Prüfungsbeteiligten sich in der Regel nicht kennen, wird zu Beginn der Prüfung regelmäßig ein Auftaktgespräch empfohlen. Durch das Zusammentreffen aller Prüfungsbeteiligten wird sichergestellt, dass Unsicherheiten über die bevorstehende Prüfung genommen werden können. Gerade für einen externen Baurevisor ist es wichtig, dass er in dem zu prüfenden Unternehmen und der zu prüfenden Abteilung gleich zu Beginn der Prüfung Vertrauen aufbauen kann.

Der Baurevisor erhält die Gelegenheit, allen Beteiligten seine Vorgehensweise vorzustellen und den zeitlichen Ablauf abzustimmen. Darüber hinaus ist es eine gute Gelegenheit, Interesse an der Prüfung zu wecken sowie die Aufgaben und Rollen der einzelnen Beteiligten transparent zu machen. In der Regel wird erst in dem Auftaktgespräch klar, welchen Zeitraum die gesamte Prüfung einnehmen wird.

Neben diesen übergeordneten Zielstellungen dient ein solches Gespräch auch dazu, weitere prüfungsrelevante Unterlagen von den jeweiligen Beteiligten abzufordern oder zu erhalten.

Um festzuhalten, welche Änderungen sich an dem Prüfplan gegebenenfalls ergeben haben oder welche Bedenken durch die einzelnen Beteiligten vorgetragen wurden, ist es empfehlenswert, das Auftaktgespräch zu protokollieren.

Während der Durchführung einer Prüfung folgt ein Baurevisor unwillkürlich und zwangsweise einem gewissen Schema. In der Literatur wird dies auch als Prüfungshandlung bezeichnet.

Dabei macht sich der Baurevisor zunächst mit den Gegebenheiten und dem Prüfungsobjekt vertraut. Dazu gehört das eigenständige Einlesen in die Objektbeschreibung des Bauvorhabens, das Einlesen in die wesentlicheren Verträge, das Vertrautmachen mit dem Projektlaufwerk oder einem cloudbasierten Projektlaufwerk und der darin abgelegten Dokumentation zum Bauvorhaben, das Zusammentragen geltender Verfahrensanweisungen und Prozesse für den Prüfgegenstand und gegebenenfalls eine Baustellenbesichtigung.

In einem nächsten Schritt überprüft er, ob die im Unternehmen oder durch Richtlinien festgelegten Prozesse und Abläufe tatsächlich in der vorgeschriebenen Art und Weise bei dem Bauvorhaben zu finden sind. Diese Überprüfung ergänzt er gegebenenfalls durch Informationen, welche er durch gezielte Interviews mit den Beteiligten erhält. Diese Interviews können auch Vor-Ort-Prüfungen mit eigenständiger Inaugenscheinnahme einer Dokumentation oder Baustellensituation darstellen.

Im Anschluss prüft er die tatsächlich festgestellte Vorgehensweise, aber auch die vorgeschriebene Vorgehensweise in Bezug auf die Erreichung der Ziele kritisch.

Für jegliche Feststellungen wird einem Baurevisor empfohlen, einen Nachweis zu führen, worauf seine Feststellung basiert. Dies können konkrete Dokumente sein, welche entweder regelkonformes Verhalten bestätigen oder aber auch das Gegenteil beweisen. Auch Notizen zu Aussagen aus einem Interview sind als Nachweis geeignet für den Fall, dass keine geeigneten Dokumente für einen Nachweis der Feststellungen des Baurevisors vorliegen.

Die Dokumentation ist wichtig, um dem Vorwand vorzubeugen, dass eine Prüfung und Feststellung von nicht vertragskonformem Verhalten aufgrund von subjektiven Wahrnehmungen getroffen wird. Zudem bieten greifbare Nachweise eine gute Möglichkeit, in eine mögliche spätere vertiefende Diskussion der Prüfergebnisse einzusteigen.

Für die Beantwortung dieser Fragestellung aus dem Prüfplan trifft der Baurevisor eine Einschätzung und gibt eine entsprechende Empfehlung ab. Aus der Empfehlung geht klar hervor, ob Maßnahmen zur Verbesserung eines Prozesses oder zur Verringerung von Kosten notwendig sind.

Dabei zeigt sich oft eine mehrstufige Herangehensweise. Mehrstufig bedeutet in diesem Kontext, dass die Empfehlung in Relation zum Risiko steht, das entsteht, wenn man der Empfehlung nicht folgt.

Alle Feststellungen, die mit der Stufe 3 bewertet wurden und für die dringend erforderliche Maßnahmen empfohlen sind, sollten vom Baurevisor mit konkreten Maßnahmenvorschlägen versehen werden.

• Stufe 1 kein nennenswertes Risiko - keine Maßnahmen erforderlich

• Stufe 2 geringes Risiko - Empfehlung angemessener Maßnahmen

• Stufe 3 hohes Risiko - Empfehlung dringend erforderliche Maßnahmen

Der Abschluss einer Prüfung erfolgt durch eine Abschlussbesprechung oder eine Abschlusspräsentation. Der Baurevisor präsentiert seine Arbeitsergebnisse dem Initiator der Baurevision oder der Unternehmensleitung in geeigneter Form. Eine solche Abschlussbesprechung dient dazu, die Ergebnisse der Prüfung zu zeigen, aber auch strittige Punkte oder Unklarheiten und Missverständnisse zu klären, bevor der abschließende Bericht erstellt wird.

Nach einer Abschlussbesprechung erstellt der Baurevisor üblicherweise einen zusammenfassenden Bericht. In diesem beschreibt er das Prüfungsziel und die gewählte Vorgehensweise. Dabei nimmt er Bezug auf alle gemeinsamen Festlegungen zwischen dem Initiator der Baurevision und dem Baurevisor bezüglich inhaltlicher und qualitativer Aspekte.

In Bezug auf diese Festlegungen teilt er das Prüfergebnis mit und übergibt einen Maßnahmenkatalog, der Inhalt, Umfang und die Zeitschiene für die Durchführung der Maßnahmen beschreibt. Im Anhang zu dem Bericht sollte er sämtliche Protokolle und Nachweise zur Prüfung beifügen.

Die Nachschau oder auch Nachverfolgung, oft als „Follow-up Verfahren“ bezeichnet, umfasst die Überprüfung, ob die im Prüfbericht empfohlenen Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt wurden. In manchen Fällen erfolgt in einem angemessenen zeitlichen Abstand eine erneute Überprüfung der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen.

Diese Aufgabe sollte idealerweise vom Baurevisor übernommen werden, um die Unabhängigkeit der Bewertung sicherzustellen. Der Initiator der Baurevision kann die Nachverfolgung selbst durchführen, indem er sich an die Vorgaben im Prüfbericht hält, ohne eine neue Prüfungsplanung zu benötigen.

Oftmals ist die Nachschau kein integraler Bestandteil einer Baurevision. Dies liegt daran, dass Bauprojekte in der Regel Einzelprojekte sind und nach deren Abschluss kein Bedarf für eine erneute Prüfung des gleichen Projekts besteht. Zum Beispiel zielen ex-post durchgeführte Prüfungen entweder auf Prozessverbesserungen oder Kostenkontrolle ab. Eine Überprüfung von Prozessverbesserungen kann nur anhand späterer geeigneter Projekte erfolgen. Eine erneute Überprüfung der Kostenkontrolle ist nicht notwendig, da das Aufdecken von Abweichungen bereits das Ziel erfüllt.

Ad-hoc durchgeführte Prüfungen benötigen keine Nachprüfungen, da ihr Hauptziel darin besteht, betrügerische Handlungen aufzudecken. Sobald solche Handlungen identifiziert sind, ist das Ziel erreicht.

Nur bei ex-ante durchgeführten Prüfungen besteht ein Bedarf und die Möglichkeit, eine Nachverfolgung im selben Projekt durchzuführen, da das Hauptziel dieser Prüfungen darin besteht, während der Projektabwicklung Verbesserungen vorzunehmen.